为提高我校仪器设备档案的质量和管理水平，进一步做好仪器设备项目文件材料的立卷与归档工作， 充分发挥仪器设备档案在教学科研和行政办公中的作用， 根据《高等学校档案工作规范》和黄河科技学院档案管理的有关要求，结合我校的实际，本着统一管理，分级负责的原则，特制定本办法。

第一条 仪器设备档案必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第二条 凡作为学院固定资产的仪器设备 在其申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，以及随机材料 均须归档。本院自制、作为学校固定资产、符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

第三条 仪器设备档案实行三级管理。

（一）设备处负责全院仪器设备档案的宏观管理工作， 负责仪器设备文件材料的统一制发、收集、积累、汇总、立卷与归档。

（二）档案管负责 5000 元以上特别是大型、精密、贵重仪器设备的档案管理， 并负责对立卷工作进行业务指导，配合设备处和各院专对有关人员进行档案业务技术培训，确保案卷质量。

（三）各院专、部门负责管理本单位的 5000 元以下的仪器设备档案。 根据设备主管部门的要求，督促、检查设备用户做好随机文件材料的收集、保管和设备的调试、运行、管理、维修、改造等活动中文件材料的形成、积累、立卷与归档。

（四）设备使用单位负责仪器设备的开箱、调试验收、使用、维修、改造记录等文件材料的形成、积累、立卷与归档。

第四条 设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，作为设备主管部门的职责之一，同步开展。

第五条 仪器设备档案归档范围和保管期限。

（一）综合类

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关仪器设备工作的政策、业务管理文件 长期

2 本院仪器、设备管理的规章制度 长期

3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期

4 本院仪器、设备申购报告、购置计划及经费分配方案 长期

5 本院仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复 长期

6 本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期

（二）仪器设备项目

序号 类目名称 保管期限

1 可行性论证报告 长期

2 定购合同（复印件） 长期

3 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期

4 验收报告及文件材料 长期

5 索赔来往函件及结果文件 长期

6 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存

7 使用、检修、故障事故记录本 与设备共存

8 重大事故的调查分析及处理意见书 与设备共存

9 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存

第六条 每卷案卷均应有档案号和标题。案卷标题要简明、准确，进口设备的外文案卷标题控制在 100 个字符以内。

第七条 归档的案卷必须填写案卷目录。案卷目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都应写明案卷内图纸和文件材料的页数，日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时以备考表的形式注明。

第八条 仪器设备档案管理人员应切实履行职责，规范管理，保证档案材料的安全完整；借阅档案材料应严格履行手续。对丢失、损坏档案材料者，按有关规定追究责任，给予严肃处理。

第九条 各使用单位仪器设备档案管理人员变动时，应交清档案，并将有关情况及时上报设备处。

第十条 除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

第十一条 仪器设备档案应在设备安装调试完毕后验收之日起进行收集整理，按照上述管理规范分别由设备处和设备使用单位管理。

第十二条 设备处定期对使用单位仪器设备档案管理工作进行检查，对不符合本文要求者限期整改，对管理工作成绩显著者，给予表扬和奖励。

第十三条 本办法由设备处负责解释，自发布之日起施行。